探索財務(wù)轉型深水區,聯(lián)想AOM自動(dòng)化管理體系全面發(fā)力

隨著(zhù)市場(chǎng)的發(fā)展和智能化的深入，財務(wù)正呈現出標準化、專(zhuān)業(yè)化、結構化、信息化和數字化的趨勢。作為全球領(lǐng)先的ICT 科技企業(yè)，聯(lián)想始終秉承“智能，為每一個(gè)可能”的品牌愿景，為用戶(hù)與全行業(yè)提供整合了應用、服務(wù)和良好體驗的智能終端，以及強大的云基礎設施與行業(yè)智能解決方案。而在其內部的財務(wù)智能化道路中，聯(lián)想也采取了頗具創(chuàng )新性的轉型方式。

選擇UiPath，搭建智能管理體系AOM

在以往的數字化、智能化實(shí)踐中，聯(lián)想始終堅持通過(guò)智能化驅動(dòng)新業(yè)務(wù)增長(cháng)并實(shí)現社會(huì )價(jià)值。在聯(lián)想看來(lái)，“數字化、智能化轉型不僅僅是一把手工程，在具體實(shí)踐中，企業(yè)的轉型更需要全員的數字化及智能化，每名員工都應成為‘數字化原住民’，這將是建立未來(lái)競爭力非常重要的組成部分”，而具有靈活、快速實(shí)施、可定制化等特點(diǎn)的自動(dòng)化技術(shù)現已成為全民數字化建設中的關(guān)鍵力量。

在此背景下，聯(lián)想全球Solutions & Services Group（以下簡(jiǎn)稱(chēng)SSG）技術(shù)與解決方案交付團隊選擇UiPath作為其合作伙伴，戰略性規劃自動(dòng)化實(shí)施范圍和Automation Operating Model（以下簡(jiǎn)稱(chēng)AOM）管理體系，通過(guò)IT智能化運維生態(tài)系統，幫助整個(gè)企業(yè)實(shí)現數字化轉型目標，涵蓋的業(yè)務(wù)部門(mén)包括人力資源、財務(wù)、供應鏈、審計、銷(xiāo)售、服務(wù)等。

降本增效，多流程減輕財務(wù)工作壓力

在企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域中，財務(wù)的自動(dòng)化對企業(yè)意義重大，是推動(dòng)公司發(fā)展的關(guān)鍵驅動(dòng)力。由于聯(lián)想具有客戶(hù)多、交易量大、數據量大、員工眾多等特點(diǎn)，財務(wù)的工作質(zhì)量和效率提升也充滿(mǎn)了各種挑戰。因此，聯(lián)想首先將財務(wù)部門(mén)作為自動(dòng)化項目中的重點(diǎn)領(lǐng)域，以圖用自動(dòng)化技術(shù)為財務(wù)轉型打開(kāi)新思路。

1.打破系統屏障，實(shí)現無(wú)縫跨系統連接

聯(lián)想內部的一些財務(wù)報表，需要從多個(gè)系統下載數據，進(jìn)行手工合并和數據加工后才能出具，其中的關(guān)鍵數據還需要跨系統對其準確性進(jìn)行核驗。通過(guò)自動(dòng)化技術(shù)，聯(lián)想得以打破系統屏障，快速部署并實(shí)現業(yè)務(wù)需求。比如在聯(lián)想的日常運維中，國外的稅務(wù)相關(guān)證書(shū)需要核對兩個(gè)不同系統中數據的一致性和準確性，以保證稅務(wù)數據的整體準確性。在使用UiPath自動(dòng)化技術(shù)為這項跨系統檢查任務(wù)實(shí)現自動(dòng)化后，不僅極大節省了人力，還使員工擁有更多時(shí)間去做更有價(jià)值的工作。此外，針對快速實(shí)現數據校驗的需求，機器人也發(fā)揮出了高效率、低成本的技術(shù)優(yōu)勢。例如聯(lián)想ECC升級S4項目，系統并行階段的科目余額核對和明細均能夠通過(guò)自動(dòng)化機器人從兩個(gè)系統分別自動(dòng)下載、自動(dòng)核對，并標記差異，流程效率有了顯著(zhù)提升。

2.替代重復性的日常財務(wù)操作，讓流程更簡(jiǎn)單

由于業(yè)務(wù)眾多，聯(lián)想的對公報銷(xiāo)業(yè)務(wù)數目龐大。在原流程中，每個(gè)部門(mén)的員工都需要根據發(fā)票上的信息填寫(xiě)報銷(xiāo)單，然后在系統中提交報銷(xiāo)申請，通過(guò)審批后再將單據下載并打印交給財務(wù)。這一方式不僅效率低下，流程質(zhì)量也很不穩定。在部署自動(dòng)化軟件機器人后，通過(guò)將OCR、智能自助對話(huà)機器人等智能技術(shù)結合，機器人便能夠自動(dòng)通過(guò)OCR識別發(fā)票并整理數據，完成系統填報和提交，并將報銷(xiāo)明細導出發(fā)送給員工。實(shí)施自動(dòng)化后，整體業(yè)務(wù)流程時(shí)間節約至少90%，發(fā)票的智能識別準確率也提升至近98%，校驗的精細度和時(shí)效性也都得到了大幅度提升。更重要的是，通過(guò)票據的全面影像化、結構化、數據化，企業(yè)對費用的內審管控也能夠在線(xiàn)高效便捷完成。此外，UiPath自動(dòng)巡檢機器人還會(huì )對系統自動(dòng)進(jìn)行巡檢和報單，最大幅度降低系統異常對業(yè)務(wù)產(chǎn)生的影響。

3.融合AI技術(shù)，實(shí)現超自動(dòng)化核心支撐技術(shù)升級，快速推動(dòng)企業(yè)數字化落地

在充分利用機器學(xué)習、自然語(yǔ)言處理、OCR等技術(shù)對規模龐大、邏輯復雜數據進(jìn)行處理后，UiPath業(yè)務(wù)自動(dòng)化平臺幫助聯(lián)想顯著(zhù)提升了原本的工作效率。例如，SSG Finance有一些特殊的、邏輯復雜的財務(wù)報表需要在每月月末出具，但因其數據量大、計算量繁重，為了不在月結期間對核心系統產(chǎn)生壓力，聯(lián)想采用了人工智能驅動(dòng)的業(yè)務(wù)自動(dòng)化技術(shù)，使這一業(yè)務(wù)的效率最終提高了97%。原本需要一名員工花費一整天時(shí)間下載數據并處理的報表，如今機器人只需15分鐘便可準確完成，在月結期間有效釋放了大量人力和時(shí)間去從事更有價(jià)值的分析工作。

同時(shí)，機器人在數據量龐大的邏輯處理上也具有較大優(yōu)勢，能夠不斷為各項工作和報表的交付提速。例如，在集團Trial Balance關(guān)鍵賬目核對的自動(dòng)化項目中，機器人能更好的指導完成月結并加速月結進(jìn)度；還可實(shí)現產(chǎn)品成本的自動(dòng)分析計算，幫助成本經(jīng)理從幾百萬(wàn)個(gè)零部件中快速檢索到合適的產(chǎn)品，以及計算最終報價(jià)。

4.關(guān)鍵流程自動(dòng)化，幫助管理層更精準、更及時(shí)地做出財務(wù)決策

現金流是企業(yè)維持生計所需，以及支付供應商和投資關(guān)鍵業(yè)務(wù)資產(chǎn)所需的重要資金，一旦出現異常情況，將會(huì )對企業(yè)產(chǎn)生不可預估的負面影響。因此，企業(yè)現金流預測的準確性和及時(shí)性非常重要。聯(lián)想財務(wù)部門(mén)在每周三前需精確預算未來(lái)90天內需要支付的款項，但因現金流量數據龐大，校驗邏輯復雜，全球費用團隊往往需要額外加班，才能整理出正確的預算報表，且每次操作都費時(shí)費力。在實(shí)施了UiPath自動(dòng)化技術(shù)之后，機器人會(huì )自動(dòng)下載、整理、計算全部數據，員工只需要每周一查收FTP中的數據結果文件并進(jìn)行檢查即可，這樣不僅能夠節省大量人力，還提升了數據的及時(shí)性和準確性，幫助管理層更加快速、準確、及時(shí)地做出決策。

此外，收入成本分析報表也是管理層關(guān)注的重要報表，聯(lián)想的成本團隊每月需要跨系統從ERP和SharePoint下載數據，然后對數據進(jìn)行整理和校驗并出具報表。該流程需手工操作，效率低下。機器人上線(xiàn)后，成本團隊可以更加及時(shí)地交付準確的收入成本分析報表。自動(dòng)化技術(shù)的引入，不僅提高了財務(wù)效率，更是從各個(gè)環(huán)節減輕員工壓力，讓財務(wù)部門(mén)的員工擁有更多時(shí)間去實(shí)現分析和優(yōu)化建議等工作。

定制化智能管理體系，打造財務(wù)自動(dòng)化新未來(lái)

綜合來(lái)看，UiPath業(yè)務(wù)自動(dòng)化平臺通過(guò)為手工重復的財務(wù)處理流程實(shí)現自動(dòng)化，縮短了處理時(shí)間，成功使流程效率平均提高了5-8倍，并大大提升了整體用戶(hù)體驗。

隨著(zhù)聯(lián)想財務(wù)自動(dòng)化智能化進(jìn)程的加速，財務(wù)業(yè)務(wù)用戶(hù)在參與數字化的過(guò)程中，與機器人之間也磨合形成了更為高效的協(xié)作模式，數字化程度在深度和廣度上正在不斷擴大。

整體回顧，聯(lián)想財務(wù)部門(mén)自動(dòng)化項目的成功，離不開(kāi)SSG技術(shù)與解決方案交付團隊從上到下的重視。聯(lián)想在全面啟動(dòng)自動(dòng)化項目之初，結合多年的管理和自動(dòng)化試點(diǎn)經(jīng)驗，與UiPath共同打造了適合聯(lián)想自動(dòng)化發(fā)展現狀的AOM管理體系，該體系涵蓋了組織、治理、技術(shù)、流程、人員和文化等五大維度，并在此基礎上進(jìn)行了業(yè)務(wù)自動(dòng)化流程的開(kāi)發(fā)與部署。AOM既是自動(dòng)化計劃成功的關(guān)鍵，也為具體自動(dòng)化項目的落地提供了充分的指導和支持。除此之外，聯(lián)想SSG技術(shù)與解決方案交付團隊還開(kāi)發(fā)了聯(lián)想RPA管理運營(yíng)平臺，旨在實(shí)現全方位管理和服務(wù)的一體化平臺，促進(jìn)自動(dòng)化在全企業(yè)層面的全面部署和推進(jìn)。

在部署過(guò)程中,聯(lián)想不僅采用了UiPath業(yè)務(wù)自動(dòng)化平臺中的前臺和后臺機器人，還額外增添了自助機器人“助小咖”以及移動(dòng)端樂(lè )聊MyHub（二者均為聯(lián)想自研產(chǎn)品），力求實(shí)現員工與業(yè)務(wù)更加靈活的調配。

自助機器人“助小咖” 以及移動(dòng)端樂(lè )聊MyHub：隨時(shí)隨地啟動(dòng)機器人

不難看出，SSG技術(shù)與解決方案交付團隊是有規劃且有創(chuàng )新地系統性推進(jìn)內部自動(dòng)化部署，全力加速企業(yè)的整體轉型進(jìn)度，而這也正是聯(lián)想自動(dòng)化項目成功的關(guān)鍵因素。未來(lái)，聯(lián)想將繼續加強與UiPath業(yè)務(wù)自動(dòng)化平臺的友好合作，繼續推進(jìn)企業(yè)各領(lǐng)域的自動(dòng)化部署，賦能更多業(yè)務(wù)部門(mén)，運用自動(dòng)化技術(shù)釋放業(yè)務(wù)潛能，創(chuàng )造更多商業(yè)價(jià)值。