北京RFID票據文件監管系統解決方案
文件管理中存在的難題
內部涉密文件被非法帶出單位
內部工作人員有意或無(wú)意將涉密文件帶出單位,無(wú)法及時(shí)發(fā)現,導致泄密,無(wú)法追查泄密渠道,無(wú)法確定責任人。
領(lǐng)用出去文件無(wú)法追蹤管理
領(lǐng)用出去的涉密文件無(wú)法追蹤管理,無(wú)法一一對應回收、銷(xiāo)毀,往往出現露件、替換件現象。
文件查找難
文件堆中手工尋找某一份文件是非常耗時(shí)的。管理員通過(guò)印在文件箱上號碼搜索文件,而文件可能會(huì )放置在錯誤的文件箱里,或已被他人取走,這又增加了搜索的難度。
解決方案
運用RFID技術(shù),建立文件管理系統解決方案,可以大大改進(jìn)管理方式、提高工作效率,保障文件資料安全。無(wú)線(xiàn)射頻(RFID)技術(shù)為核心的文件管理系統,是在被管理文件上加帖特定的RFID電子標簽。通過(guò)RFID電子標簽的微小芯片和天線(xiàn),可以方便地跟蹤和記錄文件在流動(dòng)過(guò)程中間的每一個(gè)地點(diǎn)。例如文件經(jīng)過(guò)不同的辦公室或者檢查點(diǎn)時(shí)。都會(huì )得到記錄,而且在任何一臺內部授權管理終端上面可以實(shí)時(shí)清楚看到,可以很方便知道文件目前的位置,存放的地點(diǎn),確認文件的取出或者存入。
當此文件經(jīng)過(guò)監管出入口或通道檢查點(diǎn)的時(shí)候,會(huì )被出入口的RFID閱讀器發(fā)現,管理系統可自動(dòng)記錄文件通過(guò)時(shí)間,如果該文件是非法帶出,系統會(huì )自動(dòng)發(fā)出相應的報警,同發(fā)短信息給相關(guān)的管理人員。
RFID文件管理系統可以同時(shí)讀取一疊文件,可以批量處理多個(gè)文件。當工作要取某個(gè)文件時(shí),采用讀寫(xiě)器讀取文件的 RFID標簽及工作人員配戴的工作證ID號,保證文件領(lǐng)取的正確性。
這個(gè)系統提供標準的數據接口,可以與現有的文件管理系統整合在一起。最大程度的增強現有文件管理系統的功能和安全性。
系統組成
系統工作步驟
1、將文件加貼電子標簽;
2、將加貼電子標簽的文件信息寫(xiě)入RFID電子標簽,及上傳到管理系統中心數據庫;
3、經(jīng)系統授權許可的文件方可帶出規定的存放位置;
4、未授權的文件帶出,系統將發(fā)出系統提示(短信通知、聲光報警);
5、快速尋找和查閱文件、盤(pán)點(diǎn)文件
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